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Les sociétés sans but lucratif

Qu’est-ce qu’une société?

Les deux catégories principales sont les sociétés par actions et les sociétés sans but lucratif.

Une société par actions est fondée afin de faire un profit et de le répartir parmi ses actionnaires sous forme de dividende. Elle est réglementée par la loi Business Corporations Act (Loi sur les sociétés par actions) de la Saskatchewan.

Une société sans but lucratif est fondée afin d’entreprendre des activités autres que de réaliser des gains financiers personnels. Elle peut exercer des activités produisant des revenus, mais le profit doit favoriser les buts du groupe plutôt que de verser des dividendes à ses sociétaires. La plupart de ses activités ne sont pas d’ordre commercial. Quelques exemples de société sans but lucratif sont les groupes sportifs, les cercles d’activités, les troupes de danse, les garderies, les associations de services communautaires.

La Loi de 1995 sur les sociétés sans but lucratif est la principale loi qui régit les sociétés sans but lucratif en Saskatchewan. Une société sans but lucratif est aussi assujettie aux droits des contrats, délits civils, normes du travail, etc.

La Loi de 1995 sur les sociétés sans but lucratif en Saskatchewan ne s’applique pas aux caisses populaires ou coopératives. Les coopératives sans but lucratif sont organisées de façon bénévole afin de répondre aux besoins économique, social ou culturel de leurs membres. Par exemple, beaucoup de garderies en Saskatchewan sont des coopératives. Les membres d’une coopérative partagent le contrôle et la responsabilité de l’organisme et, selon la proportion de l’utilisation des services, les membres en tireront profit. Les coopératives ont le mot « coopérative » dans leur dénomination sociale et sont réglementées par la Loi de 1996 sur les coopératives.

Types de sociétés sans but lucratif

Il existe deux types de sociétés sans but lucratif : les sociétés de mutualité et les sociétés caritatives. Il est nécessaire d’en distinguer les deux types, car les responsabilités de chacune varient.

Une société de mutualité exerce des activités qui sont essentiellement pour le bénéfice de ses membres. Elle est appuyée par ses membres grâce aux droits, dons, prêts ou une combinaison de ces derniers. Des exemples de sociétés de mutualité sont les clubs de golf, les clubs sociaux, les groupes d'intérêts, les garderies, etc. (Voir les définitions, article 2.)

Une société caritative exerce des activités qui sont essentiellement pour le bénéfice du public. Elle peut solliciter des dons du public, recevoir des subventions du gouvernement supérieur à 10% de son revenu annuel ou s’enregistrer comme un organisme de bienfaisance au sens de la loi fédérale : Loi sur l’impôt sur le revenu.

Soulignons que ces deux types de sociétés ont des membres. Une société n’est pas une société de mutualité seulement parce qu’elle a des membres; une société caritative a aussi des membres. Les membres de n’importe quelle société sans but lucratif, société de mutualité ou société caritative, ont un statut semblable à celui des actionnaires d’une société par actions.

Les principales différences entre une société de mutualité et une société caritative sont :

  • qui bénéficie des activités (les membres ou le public?)
  • qui appuie financièrement la société? et
  • comment le surplus est réparti lors de la dissolution? (Voir : La dissolution d’une société sans but lucratif, articles 189-213.)

Une société sans but lucratif est une société caritative si elle s’est désignée ainsi lors de sa constitution. Même si elle ne s’est pas désignée en tant que société caritative, on considéra une société sans but lucratif comme étant caritative selon la loi si elle fait une des choses suivantes :

  • exerce des activités qui sont essentiellement pour le bénéfice du public
  • sollicite des dons du public
  • reçoit des subventions du gouvernement qui sont supérieures à 10% de son revenu annuel
  • s’enregistre comme un organisme de bienfaisance au sens de la loi fédérale : Loi sur l’impôt sur le revenu.

Soulignons que ces deux types de sociétés ont des membres. Une société n’est pas une société de mutualité seulement parce qu’elle a des membres; une société caritative a aussi des membres.

Constitution d’une société sans but lucratif

Pourquoi se constituer en société?
Le fait de se constituer en société donne à l’organisme un statut légal. Il n’est pas essentiel pour une société sans but lucratif de se constituer. Une société décide de se constituer ou non selon ses activités et la nature ou le type d’organisme.

Le système judiciaire reconnaît une association constituée en personne morale comme une personne morale ayant des droits et des responsabilités.

Un organisme constitué en personne morale peut :

  • négocier des contrats;
  • acheter des terres;
  • emprunter de l’argent;
  • posséder des comptes en banque, etc., en son nom propre. (Voir articles 15 et 16.)

D’autres avantages de se constituer en société :

  • la responsabilité des sociétaires est limitée (les sociétaires ne sont pas personnellement responsables des dettes de la société);
  • la continuité de l’organisme est assurée lorsque le nombre de sociétaires change;
  • la société peut posséder des terres en son nom, même si le nombre de sociétaires change; et
  • la capacité d’intenter une action au nom de la société (un organisme non constitué en personne morale ne peut pas)

Une association non constituée en personne morale est une entente entre des individus et n’a pas de statut légal. Les sociétaires sont personnellement responsables auprès des créanciers du montant total des dettes. Une association non constituée ne peut pas poursuivre ni être poursuivie en justice; chaque sociétaire doit poursuivre ou être poursuivi individuellement. Le nom de tous les sociétaires doit figurer sur les titres de propriété si le groupe n’est pas constitué. Cela peut rendre la vente de la propriété difficile.

Certaines difficultés liées aux associations non constituées peuvent être surmontées en créant une fiducie, mais nous ne discuterons pas de ce sujet complexe dans cette capsule-ci.

Où peut-on se constituer en société?
Un organisme peut se constituer en société au niveau provincial ou fédéral. Cette décision est prise en fonction du lieu de l’organisme. Si l’organisme veut exercer ses activités dans plus d’une province et souhaite changer le lieu de son siège social n’importe où dans le pays sans restrictions, il se constituera au niveau fédéral. Un organisme local demeurant dans la communauté ou la province se constitue normalement en société au niveau provincial. Il se peut qu’un organisme constitué au niveau fédéral soit obligé de s’enregistrer au niveau provincial : cela dépend de la nature de ses activités en Saskatchewan. Il existe peut-être des similarités sur comment constituer au niveau fédéral. Pour de plus amples renseignements consultez Corporations Canada.

Enregistrer comme un organisme de bienfaisance
Si un organisme sans but lucratif est établi au Canada et qu’il a été mis sur pied afin de poursuivre des fins caritatives reconnues par la loi, il peut déposer une demande officielle auprès de l’Agence du revenu du Canada pour recevoir un numéro d’enregistrement. Si un numéro est accordé, l’organisme pourra ensuite émettre des reçus à ses donateurs pour fins fiscales. Un autre avantage pour les organismes de bienfaisance enregistrés est qu’ils sont exonérés d’impôt. (Souvenez-vous que les organismes de bienfaisance non enregistrés ne sont pas exonérés d’impôt).

Pour les formulaires et des renseignements relatifs à l’enregistrement d’un organisme de bienfaisance, consultez l’Agence du revenu du Canada.

Comment se constituer en société?
Une ou plusieurs personnes peuvent présenter une demande de constitution. Les individus doivent :

  • avoir au moins 18 ans
  • être mentalement compétents et
  • ne pas se trouver en état de faillite (Article 5)

Pour déposer une demande de constitution :

  • En ligne au site web de Information Services Corporations (ISC). Ce service en ligne est facile à utiliser et vous permettra de compléter toutes les étapes pour constituer votre société et aussi d’enregistrer votre société sans but lucratif auprès du Workers Compensation Board (WCB) et le ministère des Finances du Canada (pour la TPS).
  • Créer un compte pour la demande de constitution à partir du site web ISC, Corporate Registry (Registre corporatif) et obtenez la trousse de constitution en société (Incorporation Kit). Ce site web a tous les formulaires nécessaires et les directives afin de les compléter. Vous aurez toutefois, besoin d’enregistrer la société séparément auprès du Workers Compensation Board (WCB) et du ministère des Finances du Canada (pour la TPS).

Recherche de dénomination sociale
Avant de remplir les formulaires de constitution, c’est une bonne idée d’établir la dénomination sociale de l’organisme. On peut facilement effectuer une recherche sur la dénomination sociale et la réserver en ligne au site web du Business Registrations Saskatchewan.

Au moment de remplir les formulaires, veuillez lire attentivement les directives. La dénomination sociale de l’organisme doit rester pareille sur chaque formulaire, y compris les abréviations et la ponctuation. La dénomination sociale doit aussi finir en « inc.» « incorporé », ou « corp.» « corporation » (Article 10).

Le directeur des sociétés n’acceptera pas la dénomination sociale si celle proposée est déjà réservée, trompeuse ou prête à la confusion.

Si la dénomination sociale est disponible, l’organisme peut la réserver pour une période de 90 jours. Le fait d’établir à l’avance la dénomination sociale économise du temps dans le cas où la dénomination s’avérerait inadmissible. Des frais s’appliquent, peu importe si la recherche est faite avant ou au moment où les autres formulaires sont déposés (Articles 10-12).

Une fois les formulaires remplis et déposés auprès du Corporate Registry avec les droits payables, le directeur des sociétés délivrera un certificat de constitution.

Les statuts constitutifs et les règlements administratifs
Les statuts constitutifs identifient les caractéristiques uniques de chaque société (Article 6). Les statuts indiquent la dénomination sociale de la société et ses objectifs, le nombre d’administrateurs et les catégories d’intérêts de mutualité (les catégories de membres s’il y a lieu).

Une fois la société établie, elle peut prendre des règlements administratifs qui sont des règles qui régissent le fonctionnement interne d’un organisme. Les règlements administratifs sont les règles internes à la société et sont normalement adoptés par les membres. Les règlements administratifs doivent respecter la loi, mais permettent néanmoins aux membres d’une société une bonne marge de manœuvre pour préciser davantage comment leur société fonctionnera. Ces règlements administratifs, que les membres appellent communément « la constitution », peuvent aussi servir à clarifier la mission, les buts et objectifs de la société et peuvent aussi servir à limiter le pouvoir des administrateurs dans certains domaines d’activités. Par exemple, les règlements peuvent réserver aux membres le droit de modifier les règlements administratifs (Article 90).

Il n’est pas nécessaire pour les statuts d’inclure des dispositions qui peuvent être comprises dans les règlements administratifs de la société. Il est plus facile de changer un règlement administratif que les statuts constitutifs. Il est souhaitable de limiter le plus possible le nombre de dispositions figurant dans les statuts constitutifs.

Dans les statuts, il suffit d’énoncer « une catégorie » d’intérêt de mutualité si tous les sociétaires ont les mêmes droits et privilèges, même si les sociétaires ont des titres divers. Cependant, si les sociétaires ont des privilèges de vote différents, les statuts doivent indiquer toutes les catégories. Les sociétaires qui ne peuvent pas voter sur des sujets particuliers forment une autre catégorie. Par exemple, les sociétaires qui sont payés ne peuvent pas voter sur des sujets concernant les salaires. Une catégorie d’intérêt de mutualité qui a des restrictions relatives aux votes doit être désignée comme étant une catégorie distincte à l’intérieur des statuts constitutifs d’une société. Cependant, si la seule différence entre les sociétaires, par exemple les sociétaires réguliers et les sociétaires honoraires, est la durée de service mais tous les droits et privilèges sont les mêmes, les statuts devront énoncer « une seule catégorie » (Articles 113-121).

Il ne faut pas désigner une société comme étant une société de mutualité uniquement parce qu’elle a des sociétaires. Souvenez-vous qu’une société caritative a aussi des sociétaires.

Si votre organisation considère de s’enregistrer comme organisme de bienfaisance en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu, c’est une bonne idée de soumettre une ébauche de vos statuts à l’Agence du revenu du Canada (en visualisant leur partie sur les organismes de bienfaisance).

Changements à signaler
Les statuts constitutifs peuvent être modifiés en remplissant et déposant les formes prescrites, avec les droits payables, auprès du Corporate Registry. Les modifications entrent en vigueur lorsque le directeur des sociétés délivre un certificat de modification (Article 13).

Toute modification dans l’adresse du siège social ainsi que dans l’identité des administrateurs de la société sans but lucratif doit être signalée au Corporate Registry au moyen des formes prescrites (Articles 100 et 245).

Impôt sur le revenu
Les sociétés sans but lucratif sont normalement exonérées d'impôt en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu. Si la société est un organisme de bienfaisance, mais qu’elle n’est pas enregistrée en tant qu’organisme de bienfaisance (c’est-à-dire qu’elle n’a pas de numéro d’enregistrement), elle n’est pas exonérée d’impôt. Si une société n’établit pas sa compétence à titre d’organisme de bienfaisance enregistré, elle peut être exonérée d’impôt en tant que société sans but lucratif.

L’aide de professionnels
Une société sans but lucratif peut avoir recours aux services de professionnels selon l’ampleur de ses activités et de son budget. Si l’organisme reçoit des sommes importantes en fonds publics, un(e) comptable pourrait être nécessaire pour faire la vérification. Si l’organisme conclut des contrats importants ou éprouve des difficultés, par exemple dans les relations de travail avec ses employés, il est prudent de consulter un avocat. La loi impose aux administrateurs des responsabilités importantes envers les employés (Article 106).

Rôles et responsabilités

Les sociétaires
La Loi de 1995 sur les sociétés sans but lucratif de la Saskatchewan donne aux membres leurs droits fondamentaux : le droit d’élire les administrateurs, le droit de vote lors d’une assemblée des sociétaires, etc. (Article 130). Certains droits des sociétaires peuvent être modifiés par les statuts ou par les règlements. Les droits stipulés dans la loi s’appliquent là où il n’y a pas eu de modifications. Certains droits, cependant, ne peuvent pas être modifiés. Par exemple, on ne peut pas enlever le droit d’accès aux dossiers de la société. La loi stipule quels droits peuvent seulement être modifiés par les statuts de la société, lesquels peuvent être modifiés par les règlements et lesquels ne peuvent pas être modifiés (Articles 161-166).

Le nombre minimum de sociétaires qui doivent être présents afin de délibérer des questions de la société s’appelle un quorum. Un quorum de sociétaires est atteint lors d’une assemblée des sociétaires seulement s’il y a une majorité de sociétaires votant présents (ou représentés par procuration). Une société peut modifier le nombre de sociétaires qui forme un quorum en modifiant les règlements. Les règlements administratifs peuvent stipuler qu’un nombre de sociétaires inférieur à la majorité forme un quorum (Article 129).

Devoir des administrateurs et dirigeants (Article 109)
Dans l’exercice de leurs fonctions, les administrateurs et les dirigeants qu’ils nomment doivent agir avec intégrité et de bonne foi dans l’intérêt supérieur de la société. Ils doivent aussi agir avec le soin, la diligence et la compétence qu’une personne raisonnable et prudente exerce dans des circonstances comparables. Ceci ne veut pas dire qu’un administrateur doit faire tout son possible pour s’en occuper, mais cela veut dire qu’il doit faire ce qui est raisonnable dans les circonstances.

Si un administrateur a des aptitudes spéciales, par exemple un administrateur qui est architecte, il doit utiliser ces aptitudes lorsqu’il prend une décision connexe pour la société. S’il est raisonnable de le faire, les administrateurs peuvent déléguer aux autres et se fier à des professionnels comme des avocats ou vérificateurs. Un administrateur ne peut pas éviter d’être tenu à la norme de diligence raisonnable en ne prenant aucune mesure. On peut trouver qu’un administrateur qui ne prête pas d’attention adéquate aux affaires internes de la société n’avait pas fait preuve de diligence raisonnable.

Il peut exister différentes catégories d’intérêt de mutualité à l’intérieur d’une société sans but lucratif. Chacune de ces catégories a des droits et privilèges particuliers, mais ils doivent être stipulés dans les statuts et règlements de la société.

Les administrateurs
Le rôle et les responsabilités des administrateurs est une des questions les plus importantes pour une association constituée en société. Toute personne mentalement compétente, qui a au moins 18 ans, qui n’est pas en état de faillite et qui répond, s’il y a lieu, aux critères des règlements administratifs peut devenir administrateur (Article 92). Une majorité des administrateurs d’une société sans but lucratif doit résider au Canada et au moins un administrateur doit vivre en Saskatchewan.

Le conseil d'administration assure de la continuité et a la responsabilité globale de gérer les activités et les affaires de la société. Les fonctions du conseil incluent souvent : la budgétisation, le financement, la planification, l’établissement des politiques, le recrutement et le renvoi de personnel et la prise en charge des relations publiques. Toutefois, les membres ont le pouvoir, par règlement administratif, d’obliger les administrateurs d’obtenir la permission des membres avant de prendre certaines décisions (Article 88).

Une société de mutualité peut avoir un minimum d’un administrateur tandis qu’une société caritative doit avoir un minimum de trois administrateurs dont au moins deux ne peuvent pas être des dirigeants ou des mandataires de la société ou des personnes morales de son groupe (Art. 89). Un nombre minimum d’administrateurs doit être présent avant de délibérer des questions lors de l’assemblée des sociétaires. Ce nombre s’appelle un quorum.

Le nombre d’administrateurs requis pour former un quorum est déterminé de trois façons différentes. Premièrement, les statuts et les règlements peuvent stipuler combien d’administrateurs forment un quorum (Article 101).

Deuxièmement, les statuts peuvent stipuler combien d’administrateurs une société doit avoir; dans ce cas, un quorum constitue la majorité de ce nombre d’administrateurs.

Et troisièmement, les statuts peuvent stipuler un minimum, ou un minimum et un maximum, d’administrateurs qu’une société doit avoir. Dans ce cas, un quorum constitue la majorité du nombre minimum d’administrateurs. Les articles 88-112 de la loi discutent des fonctions et responsabilités des administrateurs.

Tout changement survenu dans la composition du conseil d’administration doit être signalé auprès de la Direction des corporations en la forme prescrite.

La responsabilité des administrateurs
Les administrateurs des sociétés sans but lucratif, comme les administrateurs des sociétés à capitaux, sont grandement protégés contre la responsabilité personnelle. Dans la plupart des cas, leurs obligations de payer des dettes ou des responsabilités contractées par une société sont limitées à leur investissement dans la société. Il existe des exceptions à cette règle.

Premièrement, les administrateurs d’une société sans but lucratif peuvent être tenus responsables envers cette société ou envers une tierce partie en conséquence d’avoir voté pour un versement injustifié des fonds sur la société. Par exemple, si un prêt est versé à un administrateur et qu’en conséquence, la société fait face à de sérieux problèmes financiers, les administrateurs peuvent être tenus responsables.

Deuxièmement, les administrateurs d’une société peuvent être tenus responsables envers cette société ou envers ses sociétaires pour ne pas s’être acquittés de leurs fonctions comme une personne diligente et compétente l’aurait fait dans de telles circonstances. De plus, les administrateurs peuvent être tenus responsables s’ils n’agissent pas avec intégrité, de bonne foi et dans l’intérêt supérieur de la société (Article 109). Par exemple, les administrateurs d’une société sans but lucratif qui établissent une garderie seront exposés aux responsabilités mentionnées ci-dessus et peuvent être tenus responsables si le lieu que la garderie occupera est inapproprié. Ou par exemple si les administrateurs reçoivent un paiement secret du propriétaire pour avoir loué le local (conflit d’intérêts), ou encore par exemple si les administrateurs ne versent pas au gouvernement les sommes dues en vertu de la loi sur l’assurance-emploi, le Régime de pensions du Canada et l’impôt sur le revenu.

Troisièmement, un administrateur d’une société peut être ordonné à payer les salaires des employés en vertu de la loi The Saskatchewan Employment Act. C’est le cas lorsque les employés ont gagné un salaire, au cours du mandat de l’administrateur, qu’ils n’ont pas encore reçus (Art. 106). L’interprétation de la loi et de la jurisprudence concernant les droits des employeurs et employés dans des situations problématiques peut devenir assez complexe. Le risque financier potentiel pour les administrateurs peut dépasser les sommes minimales mentionnées dans la loi The Saskatchewan Employment Act. Les administrateurs doivent aussi divulguer s’ils ont un intérêt dans un contrat de l’organisme qu’ils dirigent (Article 107).

Conflit d’intérêts
Les administrateurs ne doivent pas se trouver dans une situation où leurs intérêts personnels pourraient se contredire avec ceux de la société. Ceci arriverait le plus souvent si une décision du conseil pourrait vous entraîner un profit financier. Par exemple, si vous êtes propriétaire d’une des compagnies que le conseil pense d’embaucher, il s’agirait d’un conflit d’intérêts si vous décidez ou aidez à décider quelle compagnie à embaucher.

Les administrateurs ne doivent non plus se trouver dans une situation où leur fonction à un autre organisme ou individu et leur fonction à la société entrent en conflit. Ceci peut arriver si, par exemple, vous êtes sur le conseil de deux sociétés sans but lucratif et elles sont engagées dans la négociation d’un contrat entre les deux sociétés.

Si vous avez un conflit d’intérêts, vous avez besoin de déclarer votre conflit et ne pas participer au vote ou à la discussion concernant la question. Si vous avez un conflit d’intérêts concernant un contrat ou un contrat proposé, vous êtes exigé par la Loi de 1995 sur les sociétés sans but lucratif d’avertir le conseil du conflit. Pour ce faire, il faut le mettre à l’écrit ou être enregistré au procès-verbal. Si vous omettez de déclarer votre conflit d’intérêts, un tribunal peut modifier ou mettre de côté le contrat sur toute question qu’il juge appropriée.

L’assurance
Les administrateurs peuvent souscrire personnellement à une assurance couvrant la responsabilité qu’ils encourent ou une société peut souscrire à une assurance couvrant ses administrateurs en vertu de la Loi de 1995 sur les sociétés sans but lucratif. Dans les deux cas, la somme assurée d’une police peut être versée uniquement à un administrateur qui a agi avec intégrité et de bonne foi. Par exemple, les administrateurs ne peuvent pas souscrire à une assurance pour les couvrir contre les conséquences du vol à la société. L’assurance pour les administrateurs est plus rare aujourd’hui qu’avant en raison de la hausse des primes au cours des dernières années.

D’après les activités de la société, les administrateurs des sociétés sans but lucratif devraient considérer une police responsabilité civile générale. Une police de ce genre bien rédigée diminue le danger d’un désastre financier dans le cas où un jugement du tribunal serait rendu contre la société. Pour assurer la couverture, tout risque doit être signalé auprès de l’assureur au moment de rédiger la police et l’assureur doit être informé des nouveaux risques lorsqu’ils se produisent.

Par exemple, si une garderie qui a le statut de société sans but lucratif construit un terrain de jeux ouvert au public, l’assureur devrait en être avisé. Si les employés ou les bénévoles d’une société sans but lucratif causent des dommages au cours de l'exercice de leurs fonctions, la société est responsable de ces dommages. Par exemple, si une personne se blesse à la suite d’une chute sur la glace mal préparée d’une patinoire extérieure administrée par une société sans but lucratif, la société est responsable plutôt que l’employé(e) ou le/la bénévole qui a mal préparé la surface de glace. La situation est différente si le/la même employé(e) ou bénévole, lorsqu’il ou elle préparait la surface de glace, a vu un vieil ennemi dans les gradins et l’avait attaqué pour se venger. Dans ce cas, la société n’est pas responsable pour les dommages causés, car l’individu a agi en dehors de l'exercice de ses fonctions. L’individu est responsable des dommages causés et n’est pas couvert par la police d’assurance de la société.

Le vérificateur
Les sociétés de mutualité et caritatives sont tenues d’avoir leurs états financiers vérifiés à moins que la société relève d’une des exceptions dans la Loi de 1995 sur les sociétés sans but lucratifs.

Le vérificateur examine et vérifie les états financiers de la société. Le vérificateur peut être un sociétaire, à condition qu’il soit indépendant de la société et des sociétés affiliées. Par exemple, le vérificateur peut être un sociétaire, mais pas un administrateur ou un dirigeant de la société. Dans cet examen, le vérificateur vérifie l’exactitude des dossiers financiers selon les renseignements qu’il ou elle a reçus.

Une société de mutualité peut adopter une résolution de ne pas nommer de vérificateur. Si les sociétaires adoptent une telle résolution, la société doit nommer une personne qualifiée pour examiner les états financiers de la société à moins qu’une résolution soit adoptée pour se dispenser de cette obligation. Afin d’adopter ces deux résolutions, il faut avoir au moins deux tiers des votes des sociétaires. Les sociétaires qui n’ont pas normalement le droit de vote peuvent voter sur ces résolutions.

Une société caritative doit avoir une vérification si son revenu de l'année fiscale précédente dépasse 250 000 $. Si le revenu de la société caritative était entre 25 000 $ et 250 000 $, elle peut adopter une résolution de passer une révision au lieu d'une vérification. Si le revenu de la société caritative était moins de 25 000 $, elle peut adopter une résolution de n'avoir ni révision ni vérification. Cette résolution n’est valide que jusqu’à l’assemblée annuelle suivante. Afin d'adopter une telle résolution, il faut avoir 80 % des votes des membres. Les membres qui n'ont pas normalement le droit de vote peuvent voter sur ces résolutions.

Normalement, les sociétaires doivent nommer un vérificateur à chaque assemblée annuelle (Art. 149). Si les sociétaires n’élisent pas de nouveau vérificateur lors de l’assemblée annuelle, le vérificateur en fonction poursuit son mandat jusqu’à la nomination de son successeur. Si les bailleurs de fonds de l’organisme n’exigent pas de vérification, l’assemblée annuelle peut décider, de ne pas nommer de vérificateur (Article 150). Avant de prendre une telle décision, les membres doivent s’assurer que cela ne causera pas de problèmes à leur organisme et que les normes exigées seront respectées.

Les registres
La société doit conserver les registres appropriés à son siège social ou en tout lieu convenant aux administrateurs afin qu’ils puissent les consulter à tout moment opportun (Articles 20 et 21). Des registres appropriés incluent les statuts constitutifs, les règlements administratifs et les modifications, les procès-verbaux des assemblées, le registre des sociétaires ayant le droit de vote et les dossiers financiers.

Les sociétaires peuvent, sur demande et sans frais, obtenir une copie des statuts et des règlements administratifs (Article 21). Avec un avis de 10 jours, les sociétaires peuvent obtenir une liste des sociétaires et des adresses mise à jour au plus tard 10 jours avant la date de demande. La liste des sociétaires est fournie sur paiement d’un droit et un affidavit est requis. Cette liste ne peut être utilisée que pour influencer les votes ou dans le cadre d’autres affaires de la société.

Dans une société de mutualité, tout sociétaire peut avoir accès aux registres. Dans une société caritative, toute personne peut avoir accès aux registres.

Les assemblées
Les assemblées annuelles des sociétaires doivent être tenues dans les 15 mois suivant l’assemblée annuelle précédente, normalement environ trois mois après la fin de l’année fiscale de la société sans but lucratif (Article 123). Les états financiers et le rapport du vérificateur sont présentés lors de cette assemblée, mais ces documents devront être envoyés aux sociétaires au moins 15 jours avant la date de l’assemblée.

D’autres assemblées des sociétaires et des administrateurs sont tenues selon les règlements administratifs. Les assemblées des sociétaires nécessitent un avis d’au moins 15 jours (Art. 125). À n’importe quel moment, 5% des sociétaires ayant le droit de vote peut demander aux administrateurs de tenir une assemblée des sociétaires. La demande des sociétaires doit stipuler la raison de cette assemblée (Articles 127, 133, 140).

Les règlements administratifs
La loi ne stipule pas qu’une société sans but lucratif doit avoir des règlements administratifs. Les règlements servent à des fins de commodité et d’efficacité administratives. Les règlements constituent des outils efficaces pour la modification des conditions de la Loi de 1995 sur les sociétés sans but lucratif. Avant de rédiger des règlements administratifs, les rédacteurs doivent examiner attentivement la loi pour déterminer les dispositions qui peuvent être modifiées et celles qui devront être modifiées pour mieux satisfaire aux besoins de la société. Des modifications dans les règlements peuvent être apportées par les administrateurs, mais cela nécessite d’abord l’approbation des sociétaires lors de la prochaine assemblée des sociétaires (Article 90).

L’année fiscale
Une société peut fixer la fin de son année fiscale à n’importe quel mois de l’année. Une assemblée annuelle doit être tenue dans un délai de quatre mois après la fin de l’année fiscale afin de présenter les états financiers et le rapport du vérificateur aux sociétaires.

La dissolution d’une société sans but lucratif
La dissolution d’une société sans but lucratif en Saskatchewan peut se faire directement par les sociétaires, des autorités externes tel le directeur des sociétés en vertu de la Loi de 1995 sur les sociétés sans but lucratif ou le tribunal à la suite d’une demande. Le mode de dissolution de la société dépend des circonstances entourant le cas (Articles 189-213).

Il existe plusieurs raisons pour la dissolution d’une société sans but lucratif :

  1. l’objectif principal de la société a disparu;
  2. il y a une impasse concernant la gestion des affaires;
  3. la conduite des administrateurs a été injustement préjudiciable envers un(e) sociétaire en particulier ou une catégorie de sociétaires.

Un liquidateur peut être nommé par la société ou le tribunal afin de recouvrer l’argent dû, d’acquitter des dettes et de répartir le surplus. La façon de répartir le surplus après dissolution dépend du type de société (société de mutualité ou société caritative).

Dans le cas d’une société de mutualité, le surplus est réparti tel que stipulé dans les statuts constitutifs. Le surplus peut être offert gratuitement à un organisme semblable ou à un organisme de charité ou il peut être réparti en parts égales entre les sociétaires. Si le surplus est réparti entre les sociétaires, ces derniers sont redevables de l’impôt. Le surplus sera réparti entre les sociétaires, à moins que les statuts n’indiquent le contraire.

Dans le cas d’une société caritative, les statuts constitutifs peuvent ordonner une répartition du surplus entre une société caritative ou un gouvernement en particulier. Si les statuts ne traitent pas de ce sujet, le montant du surplus sera réparti avec l’approbation du tribunal entre une société assurant des activités semblables ou un gouvernement. Si une société a reçu de l’argent pour une activité particulière, il doit être retourné au donateur, si possible, ou il doit être versé à une autre société caritative. Le surplus ne peut pas être réparti entre les sociétaires comme dans le cas d’une société de mutualité.

Une dissolution volontaire doit être adoptée par une résolution spéciale, c’est-à-dire que deux tiers des sociétaires doit voter en faveur de la dissolution. Une déclaration d’intention de dissolution, établie en la forme prescrite, est envoyée au directeur des sociétés en vertu de la Loi de 1995 sur les sociétés sans but lucratif qui délivre par la suite un certificat d’intention de dissolution. À partir de ce moment, la société cesse ses activités sauf celles nécessaires à la liquidation.

La société envoie des avis à tous ses créanciers en plus de faire paraître ces avis pendant quatre semaines consécutives dans un journal publié dans la localité de son siège social. La société recouvre et dispose de tous ses biens en vertu de la loi. Les clauses de dissolution, établies en la forme prescrite, sont envoyées au directeur qui délivre par la suite un certificat de dissolution. La société cesse d’exister à la date figurant sur le certificat de dissolution.

Un certificat d’intention de dissolution peut être révoqué n’importe quand avant la délivrance du certificat de dissolution. Pour ce faire, la société avise le directeur des sociétés en forme prescrite et le directeur délivra un certificat de renonciation à dissolution qui prend effet à la date qui y figure. La société peut dès lors continuer à exercer ses activités.

Le directeur des sociétés peut dissoudre une société qui n’a pas commencé ses activités dans les trois ans suivant la date de constitution ou n’a pas exercé ses activités pendant trois années consécutives. Le directeur donne à la société, ainsi qu’à chacun de ses administrateurs, un préavis de 120 jours et insère un avis de sa décision de dissoudre la société dans la Gazette. À défaut d’une opposition justifiée, le directeur délivre un certificat de dissolution et la société cesse d’exister à la date figurant sur le certificat (Article 196).

Le directeur des sociétés ou tout intéressé peut demander au tribunal d’ordonner la dissolution de la société qui, selon le cas :

  1. n’a pas observé pendant au moins deux années consécutives les dispositions de la loi en matière de tenue des assemblées des sociétaires; ou
  2. la société exerce des activités contraires aux statuts. Le directeur des sociétés est avisé de la demande auprès du tribunal et peut comparaître en personne.

Le tribunal peut ordonner la dissolution ou émettre toute ordonnance qu’il estime pertinente. Si le tribunal ordonne la dissolution, le directeur des sociétés délivrera un certificat de dissolution. S’il ordonne la liquidation et la dissolution, le directeur délivrera un certificat d’intention de dissolution et fera insérer un avis dans la Gazette. Le tribunal peut nommer un liquidateur qui a le pouvoir d’exécuter la liquidation et la dissolution au sens de la loi et sous la surveillance du tribunal. Le liquidateur peut être un administrateur ou un dirigeant de la société.

Enquête sur une société sans but lucratif
Tout sociétaire d’une société sans but lucratif peut demander au tribunal d’ordonner la tenue d’une enquête sur la société (Articles 214-221). Le tribunal ordonne la tenue d’une enquête si l’un des faits suivants lui paraît établi :

  • la société exerce ses activités dans le dessein de commettre une fraude;
  • la société abuse des droits des sociétaires par la façon dont elle exerce ses fonctions;
  • la constitution ou la dissolution de la société répond à un but frauduleux ou illégal; ou
  • des personnes ont commis des actes frauduleux ou malhonnêtes en participant à la constitution de la société ou dans la conduite de leurs activités ou de leurs affaires internes.

Liste de vérification pour évaluer le fonctionnement du conseil d’administration d’un organisme sans but lucratif

E = essentiel;
R = recommandé;
A = additionnel, pour renforcer les activités de l’organisme.

Ordre d’importance

Points à vérifier

L’objectif est atteint

Doit être amélioré

E

1. Les rôles du conseil et du directeur exécutif sont bien définis et respectés, le directeur exécutif ayant pour tâche de gérer les opérations de l’organisme alors que le conseil est chargé des politiques et de la planification.

 

 

E

2. Les membres du conseil reçoivent régulièrement une formation et de l’information portant sur leurs responsabilités.

 

 

E

3. Les nouveaux membres du conseil sont bien encadrés au sein de l’organisme et sont informés de sa mission, de ses règlements administratifs, de ses politiques et de ses programmes, ainsi que de leurs rôles et responsabilités en tant que membres du conseil.

 

 

E

4. Si des opérations entre personnes apparentées existent entre des membres du conseil ou des membres de leur famille, elles sont divulguées au conseil d’administration en entier, au vérificateur et ces renseignements sont disponibles aux sociétaires.

 

 

E

5. Le conseil d’administration est composé du nombre minimum prévu par les règlements administratifs de l’organisme ou la loi provinciale ou fédérale sous laquelle l’organisme est incorporé.

 

 

E

6. Les membres qui siègent au conseil ne sont pas rémunérés sauf si l’organisme a une politique de remboursement des menues dépenses. Cette politique doit tenir compte des exigences des bailleurs de fonds, du désir exprimé par les sociétaires et des renseignements communiqués aux donateurs.

 

 

E

7. Le conseil d’administration recrute et embauche le directeur exécutif. Le conseil identifie clairement les attentes et les exigences rattachées au poste. Le salaire offert est réaliste compte tenu des attentes et du niveau de responsabilité.

 

 

R

8. La loi prévoit que le conseil d’administration agit comme fiduciaire de l’organisme pour le compte de la communauté, des sociétaires et des donateurs tout en poursuivant la mission et les objectifs de l’organisme. Pour atteindre cet objectif sans faire de compromis, le conseil d’administration participe activement au processus de planification tel que défini dans les sections sur la planification de cette liste de vérification.

 

 

R

9. Le processus de nomination du conseil permet de s’assurer que le choix de ses membres reflète la mission du conseil et la communauté dont il sert les intérêts. Il est préférable de viser une certaine diversité au sein du conseil d’administration en ce qui a trait au sexe, au statut économique, aux handicaps, aux aptitudes ou encore à l’expertise.

 

 

R

10. L’organisme a adopté des règlements administratifs qui établissent les rôles et responsabilités des membres du bureau de direction et les règles de fonctionnement de l’organisme. Ces règlements administratifs sont conformes à la loi provinciale (ou fédérale dans le cas d’un organisme incorporé au niveau fédéral) et ont reçu l’approbation d’un conseiller juridique.

 

 

R

11.  Les règlements administratifs incluent les points suivants :

  1. de quelle façon et à quel moment sont envoyés les avis de convocation aux réunions du conseil;
  2. lorsqu’il y a des postes qui ne sont pas spécifiquement élus par les sociétaires, quelle procédure le conseil suit-il pour nommer des administrateurs à ces postes;
  3. quelle est la durée du mandat des administrateurs (et des dirigeants);
  4. de quelle façon s’effectue la rotation des membres du conseil s’il y a lieu d’inclure une formule de rotation dans les règlements administratifs;
  5. de quelle façon les membres inefficaces sont-ils exclus du conseil;
  6. quel est le nombre de membres au conseil d’administration et au bureau de direction formant le quorum nécessaire pour prendre des décisions.

 

 

R

12. Le conseil d’administration passe en revue les règlements administratifs et, si nécessaire, suggère des modifications dans le cadre de l’assemblée générale annuelle.

 

 

R

13. L’organisme poursuit une politique sur les conflits d’intérêts que les membres du conseil et le personnel de direction examinent et signent afin de montrer qu’ils la reconnaissent et acceptent de s’y soumettre.  La loi provinciale impose déjà une certaine obligation à ce sujet.

 

 

R

14. Le conseil se rencontre régulièrement et a établi un calendrier annuel des réunions.

 

 

A

15. La structure du conseil est bien documentée et inclut une description du conseil et des responsabilités du comité de direction. Cette structure est normalement définie dans les règlements administratifs (c’est-à-dire la « constitution ») de l’organisme.

 

 

A

16. Le conseil a un guide de fonctionnement.

 

 

A

17. Le conseil a mis en place une procédure pour régler les affaires urgentes entre les réunions.

 

 

A

18. Un ordre du jour est rédigé pour chaque réunion et des documents relatifs à d’importantes décisions sont remis aux membres du conseil suffisamment de temps avant la réunion.

 

 

A

19. Le conseil a une politique écrite qui interdit aux  employés et aux membres de leur famille immédiate de siéger sur le conseil en tant que président ou trésorier.

 

 

Modifié et adapté pour les organismes sans but lucratif de la Saskatchewan par Me Rupert Baudais.
Traduction de l’anglais par l’AJEFS d’un document original préparé par Carter McNamara, M.B.A., Ph.D.

Il est permis de reproduire cette information. Veuillez mentionner la source originale : United Way de la région de Minneapolis, E.U.